電子文件歸檔具有四性檢測功能。可對各類業務系統對接過來的數據進行自動檢測，包含完整性、準確性、可用性、安全性四個方面，篩選出不合規范的數字檔案數據，防止不滿足歸檔要求的數據進入檔案系統歸檔。四性檢測包括：準確性檢測，檢測元數據枚舉值、數據格式以及案卷數與實際卷內數量是否一致；完整性檢測，檢測元數據必填項、電子文件是否缺失；可用性檢測，檢測電子文件是否能被正常打開以及預覽。安全性檢測，檢測系統是否存在惡意代碼以及是否被非法訪問。

電子文件歸檔系統對不同組織形式（有卷、無卷）檔案分庫、不同信息形態（文字、圖片、影像、錄音)檔案同庫的數據庫設計方案及其配套的檔案著錄格式，數字檔案處理技術，較好地解決了辦公自動化系統中電子文件、實體文件并列運行階段的文件歸檔管理及多媒體檔案信息的綜合管理。電子文件歸檔系統根據規則配置。設有數據通道，系統支持自定義配置數據來源系統名稱、數據接收門類代號，從而自定義創建數據通道。具有映射規則，系統支持元數據映射規則配置，對來源系統字段英文名稱、來源系統字段中文名稱、映射的綜合檔案系統字段進行自定義配置。 豐富的館藏資源是提升服務能力的基礎，能支持開展多樣服務，增強服務能力。山東學校數字檔案館

    數字檔案室的數字檔案資源范疇頗為***，既囊括文書、聲像（照片、錄像）、科技等諸多門類的電子檔案，又包含傳統載體檔案的數字副本以及各類數字資料。倘若各方面條件足夠成熟，像公務電子郵件、網頁等門類的電子檔案，同樣應當列為數字檔案資源建設的重點內容。數字檔案資源建設有著明確且關鍵的基本要求，那便是要做到齊全完整、標準規范。所謂齊全完整性要求，一方面體現為歸檔保存的數字檔案資源門類必須一應俱全、毫無缺失，各個門類下的電子檔案或者數字副本也得完整無缺，如此才能系統且***地反映本單位履行主要職責的全過程；另一方面，針對同一事由的往來文件以及文件的各個組件都要齊全完備，確保文件之間原本存在的有機聯系不被破壞，得以完好保存。此外，各門類電子檔案的內容信息要維持在原始狀態，其基本元數據同樣要齊全完整，為后續檔案的利用、研究等工作筑牢根基。湖北公司數字檔案管理系統“全部掃描”重點在于“確定掃描頁”，旨在保證檔案完整，并防止對紙質檔案重復掃描。

電子文件歸檔系統具有數據自動檢測功能，可對各類業務系統對接過來的數字檔案數據進行自動檢測，包含完整性、準確性、可用性、安全性四個方面。篩選出不合規范的數據，防止不滿足歸檔要求的數據進入檔案系統歸檔。同時支持對異常數據進行在線修正，提高了檔案管理系統中數據的規范性和標準一致性。

電子文件歸檔系統配備專業的售后服務團隊，支持通過遠程服務以及現場服務的方式協助用戶使用產品、培訓產品，為用戶提供專業的售后保障。

云展管理系統具備生成電子書的功能。當下，隨著互聯網不斷發展，電子書在閱讀便利性、閱讀感受以及實際使用上，相比傳統紙質書都有了長足進步。它能夠對數字檔案的PDF源文件展開分析與處理，只需簡單操作，就能一鍵生成電子書。不僅如此，它還能提取PDF文檔里的結構信息，使得電子書目錄與實體書目錄對接，實體書的排版、格式也能被原樣復制。利用手機、終端顯示屏展示時，互動效果良好，閱讀體驗得以優化，頁面展示也更加美觀。云展管理系統還有售后團隊提供支持。他們會通過遠程線上協助或者到現場指導這兩種方式，幫助用戶熟悉產品使用方法，開展相關培訓，讓用戶在使用產品時遇到的問題能及時得到解決，使用起來更加順暢。 對于褶皺的檔案原件，要先進行壓平或燙平處理。

    數字檔案室的鑒定處置功能至關重要。首先，它能夠***支持各類檔案鑒定任務，像是檔案密級的調整、保管期限的更改，以及檔案續存、銷毀、移交等關鍵環節。在實際操作中，既允許檔案管理人員依照書面鑒定報告，便捷地直接修改密級、保管期限等關鍵著錄字段，順暢執行銷毀、移交等操作，以此完成檔案鑒定處置任務；又能依據現實需求靈活應變，具備成熟的鑒定處置工作流功能。這意味著它可以有力支撐鑒定審批流程的精細配置實施，涵蓋從發起鑒定任務，到實施鑒定，再到審批鑒定意見，直至精細觸發處置功能等一系列連貫動作。尤為關鍵的是，數字檔案室在檔案處理全程會嚴謹留存銷毀記錄，將銷毀授權信息、銷毀具體內容、銷毀執行人以及銷毀時間等關鍵要素無一遺漏地記錄在案。同時，還具備強大的生成能力，能夠產出完全符合《電子檔案移交與接收辦法》以及同級GJ綜合檔案館嚴格要求的電子檔案移交數據包，為檔案的規范管理、順暢流轉提供堅實確保。 數字檔案，就是把紙質檔案的內容通過掃描、拍照等方式轉換成電子文件，存儲在電腦里或者專門服務器內。湖北公司數字檔案管理系統

數字檔案有助于保護紙質檔案的原貌。紙質檔案長時間保存受潮、變黃損壞，而數字檔案則不受這些因素的影響。山東學校數字檔案館

    數字檔案室里，聲像類電子文件的歸檔范圍，需參照《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）第四章，或是同級檔案行政管理單位的具體規定來操作。所收集、歸檔的聲像類電子文件，得經過仔細挑選與系統整理，要能夠系統、客觀地記錄下本單位的關鍵職能活動，像歷次活動的主要內容、**人物、重點場景等，都要如實反映。按照客觀實際編輯而成的錄、音、錄像類電子文件，符合條件的可以收集、歸檔。聲像類電子檔案必須主題突出，影像畫面與語音都得清晰，人物形象要端正。照片類電子檔案要以TIFF、JPEG格式存儲，其可交換圖像文件（EXIF）信息要完整保留，像素數不能低于300萬；重要或珍貴的錄、音類電子檔案用WAV格式保存，其余的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。 山東學校數字檔案館