眾多高校檔案館與事業(yè)單位檔案館，已然成為面向教職工、學(xué)生等群體申辦檔案業(yè)務(wù)的關(guān)鍵窗口，每年都要給大批畢業(yè)生、教職工以及用人單位等個人或機構(gòu)，提供數(shù)字檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)申辦服務(wù)。處于當(dāng)下信息化迅猛發(fā)展的階段，傳統(tǒng)依靠人工的業(yè)務(wù)申辦模式，問題不斷涌現(xiàn)。對業(yè)務(wù)申請人來講，申辦一項業(yè)務(wù)常常得多次往返于檔案館，線下溝通耗費的精力與成本頗高。站在檔案館業(yè)務(wù)申辦人員的角度，日常業(yè)務(wù)數(shù)量龐大，隨之產(chǎn)生的業(yè)務(wù)記錄錯綜復(fù)雜，采用傳統(tǒng)的手工電話溝通、人工登記模式，辦事效率極其低下，況且業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以及數(shù)字檔案在管理與統(tǒng)計上也困難重重。所以，構(gòu)建一個能夠?qū)崿F(xiàn)遠程線上業(yè)務(wù)申請、審批與申辦的一站式檔案遠程服務(wù)利用平臺，對于檔案館而言，意義重大，勢在必行，這既能方便申請人，又能提升檔案館的工作成效。 檔案安全保障需綜合管理與技術(shù)手段，確保實體與信息均處于安全狀態(tài)。陜西智慧數(shù)字檔案室

數(shù)字檔案系統(tǒng)支持與其他高校或機構(gòu)的檔案系統(tǒng)進行一定程度的互操作。

一、互操作性的重要性互操作性是構(gòu)建數(shù)字檔案館的重要基礎(chǔ)，它不僅是構(gòu)建數(shù)字檔案館系統(tǒng)的底層技術(shù)之一，而且涉及到數(shù)字檔案館系統(tǒng)的每一項操作。

二、技術(shù)層面的互操作數(shù)字檔案系統(tǒng)通過遵循相同的通信協(xié)議，實現(xiàn)與其他系統(tǒng)之間的信息交換。技術(shù)層面的互操作是數(shù)字檔案系統(tǒng)與其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)共享和交換的基礎(chǔ)。通過采用標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式和傳輸協(xié)議，數(shù)字檔案系統(tǒng)可以與其他系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時同步和共享。

三、內(nèi)容層面的互操作內(nèi)容層面，數(shù)字檔案系統(tǒng)需要確保數(shù)據(jù)對象和元數(shù)據(jù)的協(xié)議一致性，對傳送內(nèi)容在語義解釋上保持一致。要求數(shù)字檔案系統(tǒng)在設(shè)計時充分考慮不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)兼容性和互操作性，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。通過采用標(biāo)準(zhǔn)化的元數(shù)據(jù)描述和分類體系，數(shù)字檔案系統(tǒng)可以與其他系統(tǒng)實現(xiàn)內(nèi)容層面的互操作。

四、組織層面的互操作組織層面的互操作主要涉及數(shù)字檔案館系統(tǒng)的訪問機制、權(quán)限管理等遵守相同的協(xié)議。這要求數(shù)字檔案系統(tǒng)與其他系統(tǒng)在管理層面進行協(xié)調(diào)和溝通，以確保系統(tǒng)的互操作性和數(shù)據(jù)的安全性。 陜西機關(guān)數(shù)字檔案檔案館通過數(shù)字化手段保存校史資料、名人傳記、學(xué)術(shù)成果等，形成電子校史館。

    數(shù)字檔案室在用戶與權(quán)限管理方面表現(xiàn)***。一方面，它能夠配置關(guān)鍵的三員管理用戶組，無論是用戶組的靈活構(gòu)建、用戶的注冊流程，還是賦權(quán)、編輯、刪除、遷移等精細(xì)操作，均可輕松駕馭；并且擁有完備的功能權(quán)限與數(shù)據(jù)權(quán)限體系，既能按需靈活賦予權(quán)限，也可適時關(guān)閉，還具備良好的可擴展性，以適應(yīng)不同發(fā)展需求。此外，在用戶口令管理上同樣出色，涵蓋口令強度設(shè)定、找回口令、重置口令乃至關(guān)閉口令等實用功能，***確保用戶賬戶安全。在數(shù)據(jù)維護領(lǐng)域，數(shù)字檔案室也毫不遜色，具備基礎(chǔ)且扎實的數(shù)據(jù)維護能力，不但支持多種通用格式的元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)自由進出，實現(xiàn)便捷的導(dǎo)入、導(dǎo)出操作，還能對數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件進行自動化備份，確保數(shù)據(jù)萬無一失。更值得一提的是，面對數(shù)字檔案資源，它還掌握著刪除與回收的主動權(quán)，讓資源管理有條不紊。

云展管理系統(tǒng)具備生成電子書的功能。當(dāng)下，隨著互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，電子書在閱讀便利性、閱讀感受以及實際使用上，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)書都有了長足進步。它能夠?qū)?shù)字檔案的PDF源文件展開分析與處理，只需簡單操作，就能一鍵生成電子書。不僅如此，它還能提取PDF文檔里的結(jié)構(gòu)信息，使得電子書目錄與實體書目錄對接，實體書的排版、格式也能被原樣復(fù)制。利用手機、終端顯示屏展示時，互動效果良好，閱讀體驗得以優(yōu)化，頁面展示也更加美觀。云展管理系統(tǒng)還有售后團隊提供支持。他們會通過遠程線上協(xié)助或者到現(xiàn)場指導(dǎo)這兩種方式，幫助用戶熟悉產(chǎn)品使用方法，開展相關(guān)培訓(xùn)，讓用戶在使用產(chǎn)品時遇到的問題能及時得到解決，使用起來更加順暢。 豐富的館藏資源是提升服務(wù)能力的基礎(chǔ)，能支持開展多樣服務(wù)，增強服務(wù)能力。

電子書資料

“電子書資料”模塊用于對外展示單位的電子書，包含：年鑒、志書、檔案展報、期刊雜志等任何形式的出版物。電子書顯示完全復(fù)制實體紙質(zhì)書排版以及格式，手動觸摸手機屏或者終端大屏即可實現(xiàn)翻頁效果，增強了用戶閱讀體驗。

圖文資料

“圖文資料”模塊用于展示單位的圖片信息。包含：歷史圖片、畫冊、海報、宣傳頁等圖片信息，展示圖片的同時還支持為圖片配上對應(yīng)的文字說明，便于閱覽者瀏覽和理解。

音視頻資料

“音視頻資料”用于對外展示單位的多媒體音視頻等信息。系統(tǒng)內(nèi)嵌音視頻播放插件，可直接在手機端或終端設(shè)備上在線播放，可靈活控制播放音量、顯示大小、暫停快進等操作。

專題

“專題”模塊用于展示單位的專題信息。由圖片，電子書、音視頻等單一材料經(jīng)過后臺編研形成專題發(fā)布至前臺，專題材料在瀏覽時系統(tǒng)默認(rèn)資料時間從前到后瀏覽，以時間軸的方式顯示在展示端形象生動，有利于閱讀者理解專題信息追溯整個專題歷史。

搜索

“搜索”模塊主要方便閱讀者通過手機端或者終端設(shè)備快速檢索需要查看的信息，檢索范圍包含管理庫全庫資料信息。搜索結(jié)果出來后會自動按照類型分類方便檢索查看。 用戶可以在數(shù)字檔案平臺上瀏覽、搜索和下載所需的檔案。這些檔案可能以PDF、TIFF、JPEG等格式存儲。上海企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)指南

除了檢索功能外，數(shù)字檔案平臺還可能提供查詢功能，如檔案目錄查詢、檔案編號查詢等。陜西智慧數(shù)字檔案室

檔案遠程服務(wù)利用系統(tǒng)，覆蓋高校及企事業(yè)單位各種業(yè)務(wù)辦理需求。

系統(tǒng)采用業(yè)務(wù)自定義配置模式，可根據(jù)不同單位的實際業(yè)務(wù)需求，數(shù)字檔案等情況靈活配置業(yè)務(wù)類型，如：成績翻譯業(yè)務(wù)、檔案轉(zhuǎn)遞業(yè)務(wù)、學(xué)歷學(xué)位證明業(yè)務(wù)等。既能滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需要，同時也能支撐后續(xù)的業(yè)務(wù)擴展等因素。避免了由于業(yè)務(wù)類型增加而導(dǎo)致系統(tǒng)需要二次開發(fā)帶來的不便。

多種業(yè)務(wù)辦理方式，滿足不同業(yè)務(wù)實際要求。系統(tǒng)針對各類業(yè)務(wù)提供在線辦理、寄送辦理以及預(yù)約到館辦理三種業(yè)務(wù)辦理方式。可直接在線反饋業(yè)務(wù)辦理結(jié)果，也可向用戶提供寄送辦理所需的運單號、收件等信息，還可以通過線上預(yù)約到館現(xiàn)場辦理。完全符合當(dāng)前各檔案館實際辦理模式。 陜西智慧數(shù)字檔案室