1,列出可供選擇的清單必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件，便于各個場所的比較和選擇。這一方面，也可以參考SINO-MEETING的會場搜索系統，該系統內的數據將對選擇場地的過程，大幅提高效率。2,根據清單綜合考慮會議類型與場所的搭配比如研究和開發會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環境;重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝;對于交易會和新產品展示會，需要選擇有展示空間的場所，會場交通必須便利等等。保障會議活動的流程更科學，更完善的根本，就是要從細節入手。偃師大型會務組織公司便宜

保險應當是展覽業人士所掌握的業務，大部分展覽保險是展出者概括成運輸、施工等規定條款聽取保險公司建議后安排的。展出者一般可以使用有長期關系的保險公司。如果展覽會所在地有規定必須使用指定保險公司，在了解清楚后按規定辦。展覽會組織者通常會推薦可靠的保險公司。有些專業的展覽保險公司可以提供一攬子展覽保險。如果展出者辦有長年保險，可以不再專門為展覽辦理保險。只需要將展覽保險納入長年保險范圍之內既可，保險公司可能不會增加保險金。如果是集體展出組織者投保，如果有長業務關系，保險公司也可以提供優惠標準。集體展出組織者一般不會承擔保險費用，但是往往會統一辦理保險。集體辦理保險可以省去參展者精力，費用均攤標準也會低一些。保險z重要的單證是受保險單。其他可能使用的單證有受損報告書。大型會務企業會議活動與其他活動的不同點也在于會議往往更注重活動進程的完整性。

場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點:

一、是品位與風格。場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內，但以室內為常見。因為各方面的配套好一些。酒店有不同的星級，從此次發布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。酒店也有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。

二、是實用性與經濟性。會議廳容納人數?主席臺的大小?投影設備、電源?布景、胸部麥克風、遠程麥克風?相關服務如何?住宿、酒品、食物、飲料的提供?價錢是否合理?有沒有空間的浪費?等等，這些都要考慮。

三、是方便性。離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便?

參會人員的選擇上，服務發布內容需要的原則，選擇相關性強的人員參加。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而**則是在該領域有建樹或名氣大的人。新聞記者則是發布會的重頭，一般來說，先造一份擬邀請的名單，提前一周時間發出邀請函，然后電話落實。時間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實好后做好分類的統計工作。活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來說，會議**成員才提供。具體操作方案則是用于企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。根據會議對周邊環境的要求，確定具體舉辦地。

秩序維護對于會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議(特別是企業或者)的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以采用**證或者入場券方式控制，如果需要保密，**證可以特制，印制有**的數碼身份照片，會場入口設立保安;展覽的控制比較復雜，因為展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息z大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術交流或者論壇性質，所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類，以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證(需配備讀碼機)、或者磁卡式**證。為同時滿足展商信息z大化的需求，國外開始引入電子名片管理。新品發布會、產品推介會的承辦則主要以常規的會議服務、會議策劃為主。信陽大型會務組織公司效果好

提前在會場布置燈光、音響、舞臺等物料設施，并且做到在會議開始之前進行多次的調試和檢查。偃師大型會務組織公司便宜

    餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算--而改為按預定人數收取費用)

(2)、中餐及午餐中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算--自助餐形式，按桌預算--圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

(3)、酒水及服務費通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。

(4)、會場茶歇此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種--西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。 偃師大型會務組織公司便宜

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